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10 de agosto de 2020

Mais digital, menos custos


Eliminar papel e automatizar planilhas e documentos corta custos de empresas em até 40%

 

Quer economizar tempo e dinheiro? Pare de usar papéis e preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar. Fazendo isso, uma empresa pode economizar de 30% a 40%, em média, dizem especialistas.

Além disso, quanto mais processos manuais estiverem envolvidos, maior a chance de erro. Existem ferramentas digitais, como softwares e robôs, para executar determinadas tarefas.

Se você fizer o controle de estoque de forma manual, com cadastramento de 30 itens em uma planilha de excel, demora uns 30 minutos, em média. Usando um software de gestão, que importa dados diretamente da nota fiscal, esse tempo cai para menos de 1 minuto.

A pandemia do coronavírus praticamente obrigou as pequenas e médias empresas (PME) a adotarem a transformação digital para sobreviver. O objetivo é parar de fazer tarefas repetitivas, como emitir nota fiscal, dizem especialistas ouvidos pelo UOL. Você ganha tempo e ainda identifica gargalos e falhas.

 

Eliminar o burocrático e reduzir o tempo nas tomadas de decisão exige digitalização das pequenas empresas. Informação rápida, precisa e segura é fundamental para a competitividade e perenidade desses negócios. (Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP)

Para que isso aconteça, diz Oliveira, é preciso usar ferramentas digitais em tarefas que antes eram realizadas por pessoas. Softwares de integração fiscal para contabilidade, por exemplo, emitem as guias de pagamento de forma automática, eliminando o acesso manual a cada cadastro e a impressão das guias.

 

Empresa analógica não sobrevive mais de 5 anos

Para o consultor do Sebrae-SP, a digitalização vai muito mais além do que uso de tecnologias e automações.

É uma mudança necessária para qualquer empresa que deseja se tornar ágil e estar preparada para mudanças constantes e rápidas do mercado atual, hoje muito dinâmico.
Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP

Ele afirma que, no atual cenário ser digital é quase uma questão de sobrevivência. “Arrisco dizer que empresas analógicas não sobrevivam por mais de cinco anos no mercado.”

 

Com menos gente, pequena empresa tem de poupar tempo

Diferentemente das grandes companhias, as micro, pequenas e médias empresas em geral não têm departamentos por segmentos (finanças, jurídico, contabilidade etc.). As tarefas são feitas por um “faz-tudo” ou por um grupo pequeno, responsável por tocar o dia a dia do negócio.

Daí a importância de usar a tecnologia para poupar tempo, reduzindo custos e minimizando erros, para aumentar a produtividade, a eficiência e o lucro.

As empresas têm processos de gestão de recursos, logística, gerenciamento de projetos, suporte aos consumidores, vendas e análises. Isso vai da compra de insumos até a venda do produto e satisfação do cliente.

“Podemos encarar uma empresa como um grande somatório de processos internos e externos”, diz Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios. E todos os processos de rotina podem ser digitalizados e automatizados.

Automação abandona papéis e libera pessoas

A digitalização é a otimização de um processo que antes era manual. Usa softwares e robôs.

O que antes era feito em papel, com formulários e arquivamentos físicos, passa a ser agilizado.

Há um fluxo digital. A informação pode ir passando de uma pessoa para outra, mas o tempo inteiro ela é rastreada e arquivada digitalmente

Arthur Igreja, especialista em tecnologia, inovação e negócios

A partir do momento que é feito todo esse ciclo de digitalização, e nenhuma pessoa mais faz parte do processo, chega-se à automação.

A automação de processo é o último grau da digitalização, segundo Igreja. Ou seja, na automação, com uso de inteligência artificial, por exemplo, não há mais intervenção manual.

Isso acontece, por exemplo, no e-commerce: as pessoas compram pela internet 24 horas por dia, sem intervenção humana direta naquele momento.

 

 

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